Como equilibrar a construção de um texto informativo sem deixar de ser objetivo?
Quando falamos de comunicação completa dá para entender que algumas pessoas relacionem esse conteúdo a textos longos, palavrosos e cansativos. Mas será que uma coisa tem mesmo a ver com a outra? Uma comunicação completa não pode ser direta e objetiva? Nesse texto vamos apresentar algumas ações para que você possa construir uma comunicação equilibrada, completa e objetiva. Pega a visão.
Pinturas rupestres, cartas enviadas durante o descobrimento do Brasil, um sinal de fumaça ou um email. Cada canal de comunicação tem suas peculiaridades na forma como transmitem um código ou conjunto de informações. Fato.
Mas todas essas formas de comunicação, apesar das diferenças, precisam enviar um conteúdo completo, de forma que o receptor seja capaz de tomar uma decisão baseado no entendimento daquela informação.
Na comunicação empresarial não é diferente. Para que times, gestores ou colaboradores sejam capazes de tomar a decisão mais acertada, eles precisam de insumo rico para isso. Ou seja, eles precisam de informação. Nesse texto vamos listar algumas boas práticas e etapas necessárias para a construção desses conteúdos de forma objetiva, porém completa.
Como diz a lenda sobre Jack o Estripador, "Vamos por partes!" Para construir uma comunicação completa é preciso ter à mão alguns direcionamentos que devem ser respondidos ao longo do texto.
Vamos a eles:
Quem chega a um comunicado, tarefa ou mensagem pode não estar familiarizado como aquilo pode ter relação com ele, o leitor. Imagine um email que acaba de cair na sua caixa de entrada com um pedido de trabalho.
Imagine que no email não tivesse informação sobre o remetente, sobre o motivo do email, sobre como deveria ser tratado? Ficaria difícil tomar uma atitude sobre o e-mail, não é? Provavelmente você responderia pedindo mais informações.
Isso porque o contexto é fundamental para que se possa entender até que ponto se espera sua contribuição com aquela comunicação e qual seu papel dentro daquela cadeia de comunicação? Esse tipo de dado não pode ficar fora do email e deve ser uma das primeiras coisas que colocamos quando queremos apresentar algo.
Acompanhando o contexto onde a mensagem foi escrita vem o problema. Qual dor se espera resolver com esse material? O que essa dor / problema está causando à empresa ou aos outros setores?
Esse é o momento de falar das implicações do problema dentro do contexto que apresentou há pouco.
Lembrando que o problema pode ser descrito do ponto de vista macro (time ou organização, por exemplo) ou micro (colaborador, ou tarefa específica). Por isso é relevante que fique atento à esfera (contexto) em que o problema / dor está inserido e dê informações suficientes para que o leitor perceba sua dimensão.
Tem uma frase que diz, "Quando não sabemos para onde ir, qualquer caminho serve". Essa frase pode até soar legal, mas ela pode representar nada mais nada menos do que alguém perdido!
E isso também pode acontecer na forma como sua comunicação é recebida. Sem compartilhar uma expectativa ou sugestão de ação sobre aquela comunicação, o leitor pode não saber como proceder. em outras palavras, ele pode se sentir perdido.
Oriente como espera que o outro deve agir diante do seu conteúdo. isso pode ser feito de forma explícita, listando ações possíveis a partir daquele ponto; ou de forma indireta, deixando a resposta/ação que espera evidente baseado no contexto e problema que apresentou.
Entendido o que deve ser dito numa comunicação completa, vem a hora de pensar a forma como tornar esse texto / conteúdo real.
Algumas práticas simples podem ajudar muito nessa hora:
Escreva frases curtas. Quanto mais longas são suas frases, maior a chance do leitor se perder enquanto absorve a informação.
Dividindo as ideias por parágrafos você favorece que o receptor processe um momento da sua comunicação por vez.
Um outro benefício é que as quebras de parágrafos funcionam como pausas para respiro. Nesses momentos o outro tem mais tempo de processar o que acabou de ler antes de seguir adiante.
Por mais grosseira que seja, a frase "quer que eu desenhe?" nada mais faz do que nos mostrar o quanto ter mais referências sobre um assunto ajuda no seu entendimento.
Ou seja, ilustre, faça analogias e comparações se preciso para deixar mais claro qual seu problema, contexto ou expectativa de resolução.
E por fim, depois que escrever tudo o que acha que precisava dizer, veja tudo o conteúdo novamente e corte o que não for necessário.
Redundâncias, exageros, informações que estão ali mais pela forma do que por seu conteúdo, o destino deles é a borracha ou o delete do seu teclado.
Sim, aplicar esses conceitos pode fazer com que a forma como se comunica leve um tempo maior para ficar pronta para ser compartilhada. Mas também tem o outro lado da moeda.
Se comunicando melhor você dá mais autonomia para a tomada de decisão de outras pessoas do time > o que deve fazer você ser interrompido(a) menos vezes para tirar dúvidas > o que ajuda em seu tempo de produção.
Além de tudo, essa é uma boa forma de inspirar que outras pessoas da sua equipe tomem a mesma atitude, e você seja o próximo beneficiado por ter tudo o que precisa à mão para ser o melhor possivel.
