A forma como sempre trabalhamos não está funcionando.
Estudo após estudo após estudo sobre o trabalho remoto esclareceu que os trabalhadores remotos são mais produtivos do que seus colegas do escritório. O que não está totalmente claro é o porquê.
As pessoas ganham tempo (e sanidade) evitando os deslocamentos na hora do rush. Eles evitam as distrações do escritório . Eles recuperam a sensação de controle sobre seus dias de trabalho. Eles têm mais tempo para se dedicar à família, amigos e hobbies.
Mas, além do deslocamento diário, todos esses benefícios não são necessariamente o resultado da independência do local, mas sim do subproduto da comunicação assíncrona - dando aos colaboradores controle sobre quando eles se comunicam com seus colegas de equipe.
"As equipes que tentarem trabalhar remotamente sem implementar ferramentas, fluxos de trabalho e normas para comunicação assíncrona falharão."
Assíncrono não apenas produz os melhores resultados de trabalho, mas também permite que as pessoas façam um trabalho mais significativo e vivam vidas mais livres e realizadas. É um divisor de águas mesmo para equipes que estão na mesma localização, mas é uma necessidade absoluta para equipes que colaboram remotamente.
Simplificando, a comunicação assíncrona é quando você envia uma mensagem sem esperar uma resposta imediata. Por exemplo, você envia um e-mail. Abro e respondo ao e-mail algumas horas depois.
Em contraste, a comunicação síncrona, ou em tempo real, é quando você envia uma mensagem e o destinatário processa as informações e responde imediatamente.
A comunicação pessoal, como as reuniões, são exemplos de comunicação puramente síncrona. Você diz algo, eu recebo as informações conforme você as diz e respondo às informações imediatamente. Mas as formas digitais de comunicação, como mensagens de bate-papo em tempo real, também podem ser síncronas. Você envia uma mensagem, eu recebo uma notificação e abro o Slack, o Teams, WhatsApp para ler a mensagem e responder ao que você disse quase em tempo real.
Até o e-mail é tratado como uma forma síncrona de comunicação. Um estudo de 2015 conduzido pelo Yahoo Labs descobriu que o tempo de resposta de e-mail mais comum era de apenas 2 minutos. A comunicação assíncrona não é basicamente sobre ferramentas, embora as certas ajudem, é sobre a cultura e os hábitos da equipe.
A comunicação exige que todos estejam presentes simultaneamente, em reuniões e videochamadas ou respondam rapidamente a chats ou e-mails de trabalho.
Todo mundo está preso a mais ou menos o mesmo horário de trabalho.
Prioriza a velocidade da colaboração.
A comunicação acontece por escrito ou vídeo pré-gravado com os membros da equipe se atualizando e respondendo em seus próprios horários.
Todos podem trabalhar quando for melhor para eles.
Prioriza foco e flexibilidade.
Antes de nos aprofundarmos nos benefícios de uma abordagem mais assíncrona para o trabalho em equipe, vamos ver por que devemos questionar nossas formas atuais de trabalho e comunicação em tempo real.
Se os colaboradores são consistentemente mais produtivos quando trabalham fora do escritório, há algo errado com o local de trabalho moderno
De acordo com o artigo da Harvard Business Review “Sobrecarga colaborativa”, o tempo que os funcionários gastam em colaboração aumentou 50% nas últimas duas décadas. Os pesquisadores descobriram que não era incomum que os trabalhadores gastassem 80% de seus dias de trabalho se comunicando com colegas na forma de:
Assíncrono é a liberdade de colaborar em nossos próprios cronogramas, não em todos os outros. É o poder de proteger nossas melhores horas de foco e fluxo. É a paz de desconectar, sabendo que podemos continuar de onde paramos. É um mundo onde o trabalho pode acontecer em qualquer lugar, a qualquer hora (mas não o tempo todo). Onde medimos a produtividade não por horas, mas por resultados. Onde as empresas valorizam o pensamento profundo e o equilíbrio como ativos inestimáveis que são. O futuro pertence ao assíncrono. Pertence às empresas que confiam nos seus trabalhadores saber onde e quando trabalham melhor. Aos times que falam menos e fazem mais. Para os fabricantes que se concentram muito e depois se desconectam completamente.
Como disse um funcionário de escritório à New York Magazine: “Eu costumava acordar, desligar o alarme e checar o Tinder. Agora eu acordo e verifico o Slack.”
Essa tendência de comunicação quase constante significa que o colaborador deve organizar seu dia de trabalho em torno de várias reuniões, interrupções constantes, com um olho no e-mail e outro no Slack. Para piorar a situação, a ascensão da tecnologia móvel significa que a comunicação no local de trabalho não está mais limitada ao local de trabalho físico ou ao horário de trabalho.
Podemos, e vamos, verificar e-mails e responder a mensagens a qualquer hora, dia ou noite. Como resultado, nunca estamos totalmente fora do horário. Como disse um funcionário de escritório à New York Magazine, “Eu costumava acordar, desligar o alarme e verificar o Tinder. Agora eu acordo e verifico o Slack.”
O Slack afirma que os usuários gastam mais de 9 horas por dia de trabalho conectados ao aplicativo.
Essa maneira altamente síncrona de trabalhar seria pelo menos compreensível se produzisse resultados, mas há cada vez mais evidências de que toda a sobrecarga de comunicação em tempo real dificulta o foco, esgota os recursos mentais dos funcionários e geralmente torna mais desafiador fazer progressos significativos no trabalho.
E por que o Mentions aposta contra os aplicativos de mensagens de equipe em tempo real?
A comunicação síncrona leva a uma mudança constante de contexto que fragmenta a atenção das pessoas, dificultando o foco em trabalhos cognitivamente exigentes.
As interrupções dividem a atenção das pessoas e dificultam o progresso significativo no trabalho. Atividades cognitivamente exigentes de alto valor – como programação, redação, design, elaboração de estratégias e resolução de problemas – exigem longos períodos de trabalho profundo e focado . A comunicação síncrona requer troca constante de contexto e torna impossível a criação de períodos grandes e ininterruptos durante o dia de trabalho.
Em ambientes em tempo real, você é incentivado a permanecer conectado e disponível o tempo todo. Se você desconectar, as discussões continuarão antes mesmo de você ter a chance de responder ou mesmo vê-las. Para evitar perder decisões e discussões cruciais, as pessoas sempre tentam estar online e no maior número possível de reuniões, prejudicando seu bem-estar e produtividade.
A expectativa de estar constantemente disponível significa que os trabalhadores não têm controle sobre seus horários. Eles passam seus dias de trabalho participando de reuniões e respondendo a solicitações, em vez de definir proativamente sua própria agenda.
Um estudo descobriu que as pessoas compensam o tempo perdido em interrupções no local de trabalho tentando trabalhar mais rápido, levando a “mais estresse, maior frustração, pressão de tempo e esforço”. Um estudo de 2022 da Microsoft descobriu que as pessoas geralmente trabalham em um "segundo turno" à noite, quando sabem que não serão interrompidas. Esse tipo de cultura síncrona leva rapidamente ao esgotamento.
Quando você tem que responder imediatamente, as pessoas não têm tempo para pensar em questões-chave e fornecer respostas ponderadas. Sua primeira resposta a qualquer situação geralmente não é sua melhor resposta.
A maioria das pessoas aceita reuniões e interrupções apenas como parte dos negócios, mas algumas empresas — como GitLab , Zapier , Automattic , Buffer e o próprio Mentions — estão adotando uma abordagem mais assíncrona para a colaboração.
Aqui estão alguns dos principais benefícios de dar aos funcionários mais controle sobre quando eles se conectam para se comunicar com sua equipe:
Em um ambiente assíncrono, não há horário de trabalho definido. Os funcionários têm controle total sobre como estruturam seus dias de trabalho para se adequarem a seus estilos de vida, biorritmos e responsabilidades, desde cuidar de crianças até simplesmente realizar uma tarefa. Alguns membros do Mentions trabalham durante a noite, pois lhes convém melhor. Passo uma hora lendo, indo pra academia, passeando com o cachorro todas as manhãs e ninguém dentro da minha organização assíncrona percebe. Uma pesquisa do Wall Street Journal mostrou que os trabalhadores desejam horários flexíveis ainda mais do que trabalho remoto.
A comunicação assíncrona é reconhecidamente mais lenta (pelo menos no sentido imediato), mas também tende a ser de maior qualidade. As pessoas aprendem a se comunicar de forma mais clara e completa para evitar idas e vindas desnecessárias. Eles têm tempo para pensar em um determinado problema ou ideia e fornecer respostas mais ponderadas. Em vez de respostas instintivas, as pessoas podem responder quando estiverem prontas. Como um benefício adicional, quando as pessoas têm tempo para pensar em suas respostas, tende a haver menos explosões impensadas. O RH agradece 😉
O planejamento avançado é obrigatório quando as solicitações de última hora o mais rápido possível não são uma opção. As pessoas aprendem a planejar suas cargas de trabalho e colaborações com mais cuidado para dar tempo suficiente para os colegas de trabalho verem e responderem às suas solicitações. Isso leva a colaborações menos estressantes e, finalmente, a um trabalho de maior qualidade.
Como os funcionários não precisam ficar por dentro de cada mensagem que chega, eles podem bloquear grandes períodos de tempo ininterrupto para fazer o trabalho que agrega mais valor para sua organização. Eles podem voltar a processar suas mensagens em lotes de 1 a 3 vezes ao dia, em vez de alternar entre o trabalho e as mensagens ou reuniões.
Como a maior parte da comunicação ocorre por escrito, as principais discussões e informações importantes são documentadas automaticamente, principalmente se você usar uma ferramenta mais pública do que o e-mail. É mais fácil compartilhar e fazer referência a essas conversas posteriormente. Por exemplo, no Mentions, em vez de perguntar ou explicar por que uma determinada decisão foi tomada ou o status de um projeto específico, podemos pesquisar e/ou vincular os tópicos relevantes do Mentions.
A comunicação entre os fusos horários se torna suave e ninguém fica em desvantagem informacional por causa do fuso horário. Isso significa que você não está limitando seu pool de contratação a fusos horários específicos. Você pode construir uma equipe estelar e verdadeiramente diversificada de qualquer lugar do mundo.
O maior desafio enfrentado pelos locais de trabalho híbridos é impedir que funcionários remotos se tornem cidadãos de segunda classe. Quando a comunicação ocorre de forma assíncrona, funcionários remotos e no escritório têm acesso às mesmas informações e conversas. Eles têm oportunidades iguais de contribuir para as discussões e decisões.
Embora a retenção de funcionários seja uma métrica de vaidade, acreditamos que a cultura assíncrona é uma das principais razões pelas quais a maioria das pessoas contratadas no Mentions nos últimos anos permaneceram conosco. Nossa retenção de funcionários é de mais de 90% - muito mais do que a indústria de tecnologia em geral. Por exemplo, até mesmo uma empresa como o Google – com seus lendários campos cheios de regalias, desde refeições gratuitas a cortes de cabelo gratuitos – tem um turn over médio de apenas 1,1 anos. A liberdade de trabalhar de qualquer lugar, a qualquer hora, é melhor do que regalias divertidas e vaidosas a qualquer dia, e isso custa à nossa empresa R$ 0 para fornecer.
Como a maioria das coisas na vida, a cultura assíncrona tem prós e contras.
Quando falamos de comunicação assíncrona não quer dizer que não aconteça momentos síncronos, e que eles sejam importantes. Quando falamos de equipes remotas, essa forma de comunicação acontece principalmente por meio de videoconferências.
Aprendemos que precisávamos misturar a comunicação síncrona onde faz sentido: por exemplo, em reuniões individuais e reuniões de equipe semanais. É difícil construir rapport e relacionamentos pessoais apenas com comunicação escrita. Nas palavras de Daft Punk, “afinal, somos humanos”.
Aqui estão algumas das coisas que fazemos para construir conexões pessoais na equipe :
Reembolsamos o custo de um espaço de coworking para que nosso pessoal possa sair de casa e estar em um ambiente de escritório/comunidade.
Hoje, minimizamos o número de reuniões, mas fazemos reuniões quando elas fazem sentido .
Nossa organização de comunicação atual é mais ou menos assim:
Em geral, use comunicação síncrona quando o seguinte for verdadeiro:
Você deseja criar relacionamento com as pessoas (por exemplo, uma reunião individual ou de equipe).
Você precisa fornecer feedback crítico ou discutir outros tópicos delicados.
Você tem muitas incógnitas e deseja debater diferentes ideias e soluções.
Existem muitas variáveis em movimento e você deseja colocar todos na mesma página rapidamente, por exemplo, por meio de uma reunião inicial do projeto.
Ocorre uma crise que requer atenção imediata, por exemplo, um servidor trava. Usamos o WhatsApp com as notificações ativadas o tempo todo apenas para comunicações de emergência. A comunicação síncrona deve ser a exceção, não a regra.
A mudança de sincronização para assíncrona não acontecerá da noite para o dia. É preciso uma mudança profunda em ferramentas, processos, hábitos e cultura. Aqui estão algumas etapas concretas que você pode seguir, tanto individualmente quanto como líder de equipe, para começar.
Em nossos programas no Mentions Academy ajudamos líderes e colaboradores que desejam de forma mais personalizada vencer os desafios do trabalho híbrido e remoto
Caso deseje um conteúdo mais denso, nesta masterclass abordo os 5 pilares capazes de transformar sua equipe e eliminar esses desafios.
Mas vamos lá...
Coisas que você pode fazer individualmente
Comunique-se demais. Ao enviar uma mensagem, inclua o máximo de informações possível. Demonstre coisas enriquecendo seus posts em tópicos com capturas de tela ou gravações de tela com aplicativos como CloudApp e Loom. Seja claro sobre o que você precisa da outra pessoa e qual é o prazo. Alguns minutos extras adicionando detalhes e editando bem seu post para clareza no entendimento podem economizar dias de idas e vindas em um ambiente assíncrono.
Você pode me fornecer relatórios sobre aquele projeto assim que tiver uma chance?
Você pode me fornecer um breve relatório (3 a 4 parágrafos) sobre nossas métricas da campanha de lançamento do Mentions para a próxima quarta-feira às 15h BRA? Gostaria de saber as principais dores que foram identificadas, visualizações de leads, custo por lead e taxa de conversão. Obrigado!
Planeje com antecedência para dar às pessoas tempo para considerar sua mensagem. Por exemplo, “Quero terminar isso em 2 dias e adoraria sua opinião”, em vez de “Preciso de seu feedback na próxima hora”.
Diga não a reuniões desnecessárias. Pode ser extremamente desconfortável dizer não a uma reunião, especialmente em culturas de trabalho com muitas reuniões. Mas existem maneiras diplomáticas de levar as pessoas à comunicação assíncrona. Da próxima vez que alguém pedir uma "ligação rápida", experimente um desses scripts:
“Obrigado por me incluir! Eu estou querendo saber se poderíamos tentar resolver isso em um tópico ou por mensagem no Mentions em vez disso?”
“Tenho participado de tantas reuniões ultimamente, mas estou tentando ser mais disciplinado em relação à minha agenda. Podemos tentar resolver isso sem uma reunião primeiro?”
“Eu ficaria feliz em lhe dar feedback sobre isso! Antes de agendarmos uma reunião, posso analisá-la em um tópico no Mentions?”
Antes das reuniões, inicie um tópico ou documento do Mentions. Compartilhe todas as informações relevantes e discuta questões-chave antes da reunião para que todos possam chegar com uma compreensão completa do tópico em questão.
Após as reuniões, documente as discussões e os resultados. Inicie ou continue um tópico ou documento do Mentions para que as pessoas que não estavam lá possam encontrar essas informações. Até começamos a experimentar gravar o vídeo de nossas reuniões para que outras pessoas possam “participar” de forma assíncrona. Um aplicativo como o TL;DV facilita marcar a hora, anotar e marcar colegas de equipe em gravações de reuniões para que qualquer um que tenha perdido a reunião possa pular direto para as partes relevantes para eles.
Desative as notificações – tente remover completamente os aplicativos de trabalho do seu telefone. Em vez disso, reserve blocos de tempo específicos para verificar e responder a e-mails e mensagens durante o dia.
Use o tempo de espera de forma produtiva. Descobrimos que esperar por uma resposta não é um grande problema, pois sempre há algo mais para trabalhar.
Sempre verifique as configurações de compartilhamento de documentos. Isso parece uma coisa pequena, mas se alguém precisar solicitar acesso, pode levar horas ou até um dia inteiro de atraso em um local de trabalho assíncrono.
Coisas que você pode fazer como líder de equipe:
Promova a escrita e a comunicação como habilidades essenciais a serem dominadas. Isso reduzirá as idas e vindas e ajudará as pessoas a chegar ao cerne das coisas mais rapidamente. Todo mundo precisa ser um grande escritor em um local de trabalho assíncrono.
Avalie as pessoas com base em sua produção e resultados, não em sua capacidade de resposta ou no número de horas que trabalham. No Mentions Academy detalhamos mais sobre como medir a produtividade dos funcionários.
Abolir as horas de trabalho exigidas ou os requisitos para entrar em um escritório. Isso permitirá que você contrate de qualquer lugar do mundo e, naturalmente, levará sua organização a uma comunicação mais assíncrona quando os tapinhas no ombro não forem mais uma opção.
Enfatize a confiança, organização, independência e responsabilidade. Sem esses valores, a comunicação assíncrona nunca funcionará. Por exemplo, um dos valores fundamentais do Mentions afirma que os outros podem confiar que você entregará no prazo e que seus colegas de equipe não precisam se preocupar em manter sua palavra.
Adotar um modelo ágil de trabalho, com Sprints bem definidas e um Indivíduo Responsável Direto (DRI) para a gestão e tomada de decisão. Popularizado pela Apple, o DRI significa que uma única pessoa é responsável por qualquer área ou projeto dentro da empresa. Essa pessoa não faz tudo sozinha, mas, em vez disso, organiza a equipe ou o projeto, toma decisões importantes e geralmente é responsável pelo cronograma e pelos resultados. Quanto mais você puder diminuir o número de pessoas envolvidas nas decisões, descentralizar a autoridade e aumentar a responsabilidade individual, mais eficiente será sua equipe. Isso é verdade em qualquer empresa, mas é especialmente crucial para o sucesso em um ambiente assíncrono
Defina expectativas razoáveis para toda a equipe quanto a tempos de resposta aceitáveis. Por exemplo, no Mentions, esperamos que as pessoas respondam em 24 horas.
Faça da transparência e da documentação uma prioridade. Por exemplo, todos no Mentions podem ler todas as discussões principais, independentemente de qual equipe seja. Isso inclui discussões de liderança. Com transparência, as pessoas não perdem conversas ou decisões cruciais. Eles podem trabalhar de forma mais eficiente e independente quando não precisam pedir aos outros as informações de que precisam.
Use ferramentas que promovam transparência, trabalho profundo e comunicação assíncrona. por exemplo, solicitações pull do Github, conversas e tópicos do Mentions. Não use e-mail internamente. Embora o e-mail possa ser usado de forma assíncrona, ele também bloqueia as informações nas caixas de entrada das pessoas, onde ninguém mais pode encontrá-las. A colaboração se torna muito menos eficiente quando as pessoas não conseguem encontrar as informações de que precisam.
Para funções com muita comunicação, como suporte técnico ou atendimento ao cliente, implemente um sistema de cobertura rotativa. Algumas funções são mais propícias à comunicação assíncrona do que outras, mas todas podem se beneficiar ao bloquear períodos de tempo para trabalhos profundos.
Tenha canais de comunicação para emergências. O Mentions tem salas no WhatsApp e números de telefone que usamos como mecanismo de emergência. Nós os usamos algumas vezes por ano para incidentes realmente urgentes. A grande maioria das coisas não é urgente e não requer uma resposta instantânea.
Sabemos que estamos desafiando o status quo e que a comunicação calma e assíncrona não é a norma atual. Será necessária uma mudança de paradigma para mudar as coisas.
Apostamos que as empresas e equipes mais bem-sucedidas serão as que farão essa mudança no futuro. Serão as equipes que não exigem que seus funcionários estejam sempre conectados, priorizam a comunicação assíncrona para criar espaço para trabalho profundo e permitem que os funcionários se desconectem e recarreguem totalmente.
No mundo em que se troca de emprego sem nem levantar da cadeira, mais do que conectividade precisaremos cada vez mais de conexão. Existe um jeito melhor de viver e trabalhar.
Estamos ansiosos para compartilhar nossa jornada e convidamos você a explorar este espaço.
O futuro é assíncrono.
